Lösungsbeispiel Automatisierung

400 Rechnungen im Monat: automatisch erstellt, mit Zahlungen abgeglichen und angemahnt

E-Rechnungen gehen aus dem CRM raus, Kontoauszüge werden jede Nacht mit Rechnungen abgeglichen, und höfliche Erinnerungen gehen am 3. und 10. Tag nach Fälligkeit raus.

Kunde: Typischer Kunde: Dienstleister mit 400 Rechnungen im Monat
Dauer: 2–3 Wochen
Jahr: 2026

RE-118 · bezahlt · zugeordnet
RE-119 · bezahlt · zugeordnet
RE-120 · an E-Rechnung gesendet
RE-097 · 3 Tage überfällig → Erinnerung

400

Rechnungen im Monat

nächtlich

Bankabgleich

Tag 3 · 10

automatische Erinnerungen

Dies ist ein Lösungsbeispiel: Es zeigt, wie wir es für einen typischen Kunden umsetzen würden. Die Zahlen sind Zielwerte, die wir vor Projektbeginn vereinbaren, keine Ergebnisse eines bestimmten Kunden.

Vorher und nachher

VorherNachher

ZahlungsabgleichVorher Zwei Tage im Monat von HandNachher Jede Nacht automatisch

ErinnerungenVorher Wenn jemand daran denktNachher Tag 3 und 10, höflich

E-RechnungenVorher Einzeln hochgeladenNachher Aus dem CRM gesendet

Das Problem

Die Buchhalterin gleicht zwei Tage im Monat Überweisungen von Hand ab, und säumige Zahler mahnt niemand rechtzeitig.

Wie wir es lösen

01Rechnungen aus dem CRM erstellt und ans E-Rechnungssystem gesendet
02Import der Kontoauszüge und automatischer Abgleich nach Betrag und Verwendungszweck
03Erinnerungen am 3. und 10. Tag nach Fälligkeit in der Kundensprache
04Tägliche Übersicht: bezahlt, überfällig, nicht zugeordnet

So funktioniert es

Eingang

CRMKontoauszüge

Rechnungsroboter

Erstellen, abgleichen, erinnern

Ergebnis

E-RechnungssystemErinnerungen an KundenTägliche Übersicht

Ablauf der Arbeit

12–3 Tage
Daten
Woher Rechnungen kommen, Bankformate, Erinnerungstexte.
21–2 Wochen
Roboter
E-Rechnungsversand, Bankimport, Abgleich und Erinnerungen.
31 Monat
Parallelmonat
Die Buchhaltung vergleicht den Abgleich des Roboters mit ihrem.

Was der Kunde bekommt

Die meisten Überweisungen werden ohne Menschen zugeordnet
Säumige werden rechtzeitig erinnert
Die Buchhaltung kümmert sich nur um Ausnahmen

Technologien

KSeF / PRRO / Peppol
Bank API / MT940
CRM API
Laravel

Passende Leistungen

Was wir von Ihnen brauchen

Alles andere übernehmen wir. Sie sehen das Ergebnis nach jeder Phase und zahlen nach Abnahme.

Zugang zu CRM und E-Rechnungssystem
Kontoauszugs-Export (oder Bank-API)
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