Privacybeleid

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer je tansecure.com gebruikt, contact met ons opneemt of onze diensten gebruikt. Het voldoet aan de informatieplichten uit de artikelen 13 en 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679). Van kracht vanaf 12 oktober 2026.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is TANSECURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Wielicka 42 lok. B3, 30-552 Kraków, Polen, KRS 0001148378, NIP 6772520369, REGON 540616094, handelend onder de merknaam TanSecure.

Contact over persoonsgegevens: [email protected], telefoon +48 574 114 301, of per post naar het bovenstaande adres. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn; alle verzoeken worden behandeld op het bovenstaande adres.

2. Welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag en hoelang

2.1. Contactformulier, aanvraagformulieren en e-mail

Gegevens: naam, e-mailadres, bedrijf (optioneel), onderwerp en inhoud van het bericht, en alle andere gegevens die je daarin opneemt. Doel: je vraag beantwoorden en een offerte opstellen. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG (stappen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten) en artikel 6, lid 1, onder f, AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van berichten die aan ons zijn gericht). Bewaartermijn: totdat de zaak is afgesloten en daarna maximaal 3 jaar, de verjaringstermijn voor mogelijke vorderingen. Nadat je een formulier hebt verstuurd, sturen wij je ook een bevestiging per e-mail.

2.2. Chat op de Website

Gegevens: de inhoud van berichten, het e-mailadres of telefoonnummer als je dat opgeeft, een technische identificatiecode van het gesprek en het IP-adres (gebruikt om misbruik te voorkomen en het aantal berichten te beperken). Berichten worden aan ons team afgeleverd in de messenger Telegram. Om sneller te kunnen antwoorden, kan een conceptantwoord worden opgesteld door een model voor kunstmatige intelligentie (OpenAI). Elk antwoord wordt door een lid van ons team beoordeeld en verstuurd; het model antwoordt niet zelfstandig. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG. Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste bericht, tenzij het gesprek tot een overeenkomst leidt.

2.3. Tool voor de domeincheck

Gegevens: het gecontroleerde domein, e-mailadres, naam en opmerking (als die zijn opgegeven). Doel: de controle uitvoeren, je het resultaat sturen en, als je dat wilt, daarover contact met je opnemen. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG. Bewaartermijn: maximaal 3 jaar na de controle.

2.4. Contact via social media en messengers

Als je ons schrijft op Facebook, Instagram, Telegram of OLX, verwerken wij je gebruikersnaam en de inhoud van het gesprek om te kunnen antwoorden (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). Deze platforms verwerken je gegevens als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken op grond van hun eigen beleid. Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste bericht.

2.5. Uitvoering van overeenkomsten

Gegevens: de gegevens van de Klant en van de contactpersonen van de Klant (naam, functie, e-mail, telefoon), factuurgegevens, en de correspondentie en materialen die nodig zijn om het project uit te voeren. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG, en voor contactpersonen van zakelijke Klanten artikel 6, lid 1, onder f, AVG. Bewaartermijn: voor de duur van de overeenkomst en daarna totdat de verjaringstermijn voor vorderingen is verstreken.

2.6. Boekhouding en belastingen

Gegevens op facturen en boekhoudkundige documenten. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder c, AVG in verband met belasting- en boekhoudwetgeving. Bewaartermijn: 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de belastingverplichting is ontstaan.

2.7. Klantpaneel

Als je een account in het klantpaneel hebt: e-mailadres, naam, wachtwoord (uitsluitend versleuteld, als hash opgeslagen) en inlog- en activiteitengeschiedenis. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder b, AVG. Bewaartermijn: zolang het account bestaat en daarna maximaal 3 jaar voor mogelijke vorderingen.

2.8. Beveiliging en serverlogs

Wanneer je de Website bezoekt, registreren onze servers en onze CDN-aanbieder automatisch technische gegevens: IP-adres, datum en tijd, het opgevraagde adres en het type browser en apparaat. Doel: de Website beschikbaar maken, haar beschermen tegen aanvallen en fouten opsporen. Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, onder f, AVG. Bewaartermijn: in de regel niet langer dan 90 dagen, tenzij de gegevens nodig zijn om een beveiligingsincident te onderzoeken.

2.9. Marketing

Wij versturen commerciële informatie per e-mail of telefoon alleen met je voorafgaande toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG en artikel 398 van de Poolse wet op de elektronische communicatie). Het beantwoorden van je eigen vraag is geen marketing. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Details staan in het document Marketingcommunicatie.

2.10. Instellen en verdedigen van vorderingen

Waar nodig gebruiken wij gegevens uit de bovenstaande categorieën om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen (artikel 6, lid 1, onder f, AVG), niet langer dan de verjaringstermijn.

3. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar zonder contactgegevens kunnen wij je niet antwoorden en zonder factuurgegevens kunnen wij geen overeenkomst sluiten of factuur opmaken. Het verstrekken van gegevens voor boekhoudkundige doeleinden is een wettelijke verplichting zodra een overeenkomst is gesloten.

4. Ontvangers van gegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen worden verstrekt aan partijen die ze namens ons verwerken op grond van verwerkersovereenkomsten, of die optreden als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting van servers; gegevens worden opgeslagen in datacenters in de EU.
• Cloudflare, Inc. (VS): levering van content (CDN) en bescherming van de Website tegen aanvallen.
• Google (Google Ireland Ltd / Google LLC): de mailbox waarin wij meldingen van formulieren ontvangen.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.): het opstellen van conceptantwoorden in de chat en andere AI-functies die zijn beschreven in het document AI-gegevensverwerking.
• Telegram (Telegram FZ-LLC, Verenigde Arabische Emiraten): het afleveren van berichten uit de chat en formulieren aan ons team.
• Meta Platforms Ireland Ltd: wanneer je ons schrijft via Facebook Messenger of Instagram.
• Stripe Payments Europe Ltd (Ierland): verwerking van kaartbetalingen in het klantpaneel, als je die gebruikt.
• Aanbieders van boekhoudkundige, juridische en IT-diensten die ons ondersteunen, en overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist.

5. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van de bovengenoemde aanbieders (Cloudflare, Google, OpenAI, Meta) kunnen gegevens in de VS verwerken. Zulke doorgiften zijn gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS-gegevensprivacykader (voor gecertificeerde bedrijven) of op door de Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen. Telegram verwerkt gegevens in de Verenigde Arabische Emiraten, waarvoor geen adequaatheidsbesluit bestaat; wij geven daar alleen gegevens door voor zover dat nodig is om de vraag te behandelen die je ons hebt gestuurd (artikel 49, lid 1, onder b, AVG). Je kunt een kopie van de toegepaste waarborgen krijgen door ons te schrijven.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen (artikel 15 AVG);
• je gegevens te laten rectificeren (artikel 16 AVG);
• je gegevens te laten wissen (artikel 17 AVG); instructies staan in de Instructies voor het verwijderen van gegevens;
• de verwerking te beperken (artikel 18 AVG);
• je gegevens over te dragen (artikel 20 AVG);
• op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met je specifieke situatie, en zonder opgave van redenen bezwaar te maken tegen verwerking voor direct marketing (artikel 21 AVG);
• je toestemming op elk moment in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de President van het Bureau voor de Bescherming van Persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, of bij de autoriteit van je land van verblijf: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, Hoge Nieuwe Straat 8, 2514 EL Den Haag (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Om je rechten uit te oefenen, schrijf je naar [email protected]. Wij antwoorden binnen een maand; in complexe gevallen kan deze termijn met nog twee maanden worden verlengd, en dan laten wij je dat weten.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen over jou geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of die jou op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen (artikel 22 AVG).

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: HTTPS-versleuteling, toegangsbeheer, scheiding van omgevingen, back-ups en monitoring. Toegang tot gegevens is beperkt tot mensen die die nodig hebben voor hun werk.

9. Cookies en browseropslag

Het openbare deel van de Website gebruikt geen cookies voor analyse of advertenties. Details staan in het Cookiebeleid.

10. Wijzigingen

Wij werken dit Beleid bij wanneer de manier waarop wij gegevens verwerken verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, samen met de datum van inwerkingtreding.