Polityka prywatności

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe, gdy korzystasz z tansecure.com, kontaktujesz się z nami lub korzystasz z naszych usług. Realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 RODO (rozporządzenie (UE) 2016/679). Obowiązuje od 12 października 2026 r.

1. Administrator

Administratorem Twoich danych osobowych jest TANSECURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Wielicka 42 lok. B3, 30-552 Kraków, KRS 0001148378, NIP 6772520369, REGON 540616094, działająca pod marką TanSecure.

Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected], tel. +48 574 114 301 lub pisemnie na adres powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku. Wszystkie wnioski obsługujemy pod adresem powyżej.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo

2.1. Formularz kontaktowy, formularze zapytań i e-mail

Dane: imię, adres e-mail, firma (opcjonalnie), temat i treść wiadomości oraz inne dane, które w niej podasz. Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na kierowaną do nas korespondencję). Okres: do zakończenia sprawy, a następnie do 3 lat, czyli przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Po wysłaniu formularza wysyłamy Ci także potwierdzenie e-mailem.

2.2. Czat w Serwisie

Dane: treść wiadomości, adres e-mail lub numer telefonu (jeśli je podasz), techniczny identyfikator rozmowy oraz adres IP (wykorzystywany do ochrony przed nadużyciami i ograniczania liczby wiadomości). Wiadomości trafiają do naszego zespołu w komunikatorze Telegram. Aby szybciej odpowiadać, model sztucznej inteligencji (OpenAI) może przygotować projekt odpowiedzi. Każdą odpowiedź sprawdza i wysyła członek naszego zespołu, a model nie odpowiada samodzielnie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Okres: do 2 lat od ostatniej wiadomości, chyba że rozmowa prowadzi do zawarcia umowy.

2.3. Narzędzie do sprawdzania domeny

Dane: sprawdzana domena, adres e-mail, imię i komentarz (jeśli je podasz). Cel: wykonanie sprawdzenia, przesłanie wyniku i (jeśli chcesz) kontakt w tej sprawie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Okres: do 3 lat od sprawdzenia.

2.4. Kontakt przez media społecznościowe i komunikatory

Jeśli piszesz do nas na Facebooku, Instagramie, Telegramie lub OLX, przetwarzamy Twoją nazwę użytkownika i treść rozmowy, aby odpowiedzieć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Platformy te przetwarzają dane jako odrębni administratorzy na podstawie własnych polityk. Okres: do 2 lat od ostatniej wiadomości.

2.5. Realizacja umów

Dane: dane Klienta i jego osób kontaktowych (imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon), dane do faktury oraz korespondencja i materiały potrzebne do realizacji projektu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku osób kontaktowych Klientów będących przedsiębiorcami art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

2.6. Rachunkowość i podatki

Dane zawarte na fakturach i w dokumentach księgowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości. Okres: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

2.7. Panel klienta

Jeśli masz konto w panelu klienta: adres e-mail, imię, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu), historia logowań i aktywności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: przez czas istnienia konta, a następnie do 3 lat ze względu na ewentualne roszczenia.

2.8. Bezpieczeństwo i logi serwera

Podczas wizyty w Serwisie nasze serwery i dostawca CDN automatycznie rejestrują dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, adres żądanej strony, typ przeglądarki i urządzenia. Cel: udostępnianie Serwisu, ochrona przed atakami i diagnozowanie błędów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: co do zasady nie dłużej niż 90 dni, chyba że dane są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

2.9. Marketing

Informacje handlowe e-mailem lub telefonicznie wysyłamy wyłącznie za Twoją uprzednią zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Odpowiedź na Twoje zapytanie nie jest marketingiem. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Szczegóły w dokumencie Komunikacja marketingowa.

2.10. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

W razie potrzeby wykorzystujemy dane z powyższych kategorii do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), nie dłużej niż przez okres przedawnienia.

2.11. Logowanie do panelu klienta, zadania i pliki

Gdy logujesz się kodem lub linkiem z e-maila albo przez Google, przetwarzamy Twój adres e-mail, imię i potwierdzenie, że adres jest zweryfikowany. W ramach zadań przetwarzamy Twoje wiadomości, zrzuty ekranu, pliki i dane rozliczeniowe w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zadania i pliki przechowujemy przez czas istnienia konta i do 24 miesięcy od zamknięcia zadania; faktury przechowujemy zgodnie z prawem podatkowym. Zapis akceptacji naszych zasad (wersja, data, adres IP, sposób logowania) przechowujemy jako dowód na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres, w którym można dochodzić roszczeń. Odbiorcami są m.in. Google (logowanie) i Stripe (płatności). Prosimy nie umieszczać w zadaniach haseł ani innych danych wrażliwych.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie możemy Ci odpowiedzieć, a bez danych do faktury nie możemy zawrzeć umowy ani wystawić faktury. Po zawarciu umowy podanie danych do celów rachunkowych jest wymogiem ustawowym.

4. Odbiorcy danych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia lub działającym jako odrębni administratorzy:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy): hosting serwerów; dane są przechowywane w centrach danych w UE.
• Cloudflare, Inc. (USA): dostarczanie treści (CDN) i ochrona Serwisu przed atakami.
• Google (Google Ireland Ltd / Google LLC): skrzynka pocztowa, na którą trafiają powiadomienia z formularzy.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.): przygotowywanie projektów odpowiedzi w czacie oraz inne funkcje AI opisane w dokumencie Przetwarzanie danych przez AI.
• Telegram (Telegram FZ-LLC, Zjednoczone Emiraty Arabskie): przekazywanie wiadomości z czatu i formularzy naszemu zespołowi.
• Meta Platforms Ireland Ltd: gdy piszesz do nas przez Facebook Messenger lub Instagram.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlandia): obsługa płatności kartą w panelu klienta, jeśli z nich korzystasz.
• Wspierający nas dostawcy usług księgowych, prawnych i IT, a także organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część powyższych dostawców (Cloudflare, Google, OpenAI, Meta) może przetwarzać dane w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (dla certyfikowanych firm) lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję. Telegram przetwarza dane w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, wobec których nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Przekazujemy tam dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania, które do nas wysłałeś (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO), instrukcja w dokumencie Instrukcja usuwania danych;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego, bez podawania przyczyny (art. 21 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, lub do organu w państwie Twojego miejsca zamieszkania.

Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, poinformujemy Cię o tym.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie HTTPS, kontrolę dostępu, separację środowisk, kopie zapasowe i monitoring. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, którym jest on potrzebny w pracy.

9. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Publiczna część Serwisu nie używa plików cookie analitycznych ani reklamowych. Szczegóły w Polityce plików cookie.

10. Zmiany

Aktualizujemy Politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja wraz z datą wejścia w życie jest zawsze dostępna na tej stronie.