Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie tansecure.com nutzen, uns kontaktieren oder unsere Leistungen in Anspruch nehmen. Sie erfüllt die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679). Gültig ab dem 12. Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die TANSECURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Wielicka 42 lok. B3, 30-552 Kraków, Polen, KRS 0001148378, NIP 6772520369, REGON 540616094, tätig unter der Marke TanSecure.

Kontakt in Datenschutzfragen: [email protected], Telefon +48 574 114 301 oder per Post an die oben genannte Anschrift. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind. Alle Anfragen bearbeiten wir unter der oben genannten Anschrift.

2. Welche Daten wir zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange verarbeiten

2.1. Kontaktformular, Anfrageformulare und E-Mail

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen (optional), Thema und Inhalt der Nachricht sowie weitere Daten, die Sie darin angeben. Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und Erstellung eines Angebots. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, an uns gerichtete Nachrichten zu beantworten). Speicherdauer: bis zum Abschluss der Angelegenheit und danach bis zu 3 Jahre, also für die Verjährungsfrist möglicher Ansprüche. Nach dem Absenden eines Formulars schicken wir Ihnen außerdem eine Bestätigung per E-Mail.

2.2. Chat auf der Website

Daten: Inhalt der Nachrichten, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (falls angegeben), eine technische Gesprächskennung und die IP-Adresse (zum Schutz vor Missbrauch und zur Begrenzung der Nachrichtenanzahl). Die Nachrichten werden unserem Team im Messenger Telegram zugestellt. Um schneller zu antworten, kann ein KI-Modell (OpenAI) einen Antwortentwurf erstellen. Jede Antwort wird von einem Teammitglied geprüft und versendet; das Modell antwortet nicht selbstständig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Speicherdauer: bis zu 2 Jahre nach der letzten Nachricht, sofern das Gespräch nicht zu einem Vertrag führt.

2.3. Domain-Prüftool

Daten: geprüfte Domain, E-Mail-Adresse, Name und Kommentar (falls angegeben). Zweck: Durchführung der Prüfung, Zusendung des Ergebnisses und, falls gewünscht, Kontaktaufnahme dazu. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Speicherdauer: bis zu 3 Jahre nach der Prüfung.

2.4. Kontakt über soziale Netzwerke und Messenger

Wenn Sie uns über Facebook, Instagram, Telegram oder OLX schreiben, verarbeiten wir Ihren Benutzernamen und den Inhalt des Gesprächs, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Plattformen verarbeiten Daten als eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Richtlinien. Speicherdauer: bis zu 2 Jahre nach der letzten Nachricht.

2.5. Vertragserfüllung

Daten: Daten des Kunden und seiner Ansprechpartner (Name, Position, E-Mail, Telefon), Rechnungsdaten sowie Korrespondenz und Unterlagen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Ansprechpartnern von Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: für die Vertragslaufzeit und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfrist.

2.6. Buchhaltung und Steuern

Daten auf Rechnungen und in Buchungsbelegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften. Speicherdauer: 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerpflicht entstanden ist.

2.7. Kundenbereich

Wenn Sie ein Konto im Kundenbereich haben: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als verschlüsselter Hash gespeichert), Anmelde- und Aktivitätsverlauf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: solange das Konto besteht, danach bis zu 3 Jahre wegen möglicher Ansprüche.

2.8. Sicherheit und Server-Logs

Beim Besuch der Website erfassen unsere Server und unser CDN-Anbieter automatisch technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser- und Gerätetyp. Zweck: Bereitstellung der Website, Schutz vor Angriffen und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: in der Regel höchstens 90 Tage, sofern die Daten nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

2.9. Marketing

Werbliche Informationen per E-Mail oder Telefon senden wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 398 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation). Die Antwort auf Ihre Anfrage ist kein Marketing. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Einzelheiten finden Sie unter Marketingkommunikation.

2.10. Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen

Bei Bedarf nutzen wir Daten aus den oben genannten Kategorien zur Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), höchstens bis zum Ablauf der Verjährungsfrist.

2.11. Anmeldung im Kundenbereich, Aufgaben und Dateien

Bei der Anmeldung per E-Mail-Code, Link oder Google verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Bestätigung, dass die Adresse verifiziert ist. Für Aufgaben verarbeiten wir Ihre Nachrichten, Screenshots, Dateien und Rechnungsdaten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Aufgaben und Dateien speichern wir, solange das Konto besteht, und bis zu 24 Monate nach Abschluss einer Aufgabe; Rechnungen nach den steuerrechtlichen Vorgaben. Die Aufzeichnung Ihrer Zustimmung zu unseren Regeln (Version, Datum, IP-Adresse, Anmeldeart) bewahren wir als Nachweis auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) auf, solange Ansprüche geltend gemacht werden können. Empfänger sind u. a. Google (Anmeldung) und Stripe (Zahlungen). Bitte tragen Sie keine Passwörter oder anderen sensiblen Daten in Aufgaben ein.

3. Sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihnen jedoch nicht antworten, und ohne Rechnungsdaten können wir keinen Vertrag schließen und keine Rechnung ausstellen. Nach Vertragsschluss ist die Angabe von Daten für Buchhaltungszwecke gesetzlich vorgeschrieben.

4. Empfänger der Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Daten können an Stellen weitergegeben werden, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten oder die als eigene Verantwortliche handeln:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Serverhosting; die Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert.
• Cloudflare, Inc. (USA): Auslieferung von Inhalten (CDN) und Schutz der Website vor Angriffen.
• Google (Google Ireland Ltd / Google LLC): das Postfach, in dem wir Benachrichtigungen aus Formularen erhalten.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.): Erstellung von Antwortentwürfen im Chat und weitere KI-Funktionen, beschrieben unter Datenverarbeitung durch KI.
• Telegram (Telegram FZ-LLC, Vereinigte Arabische Emirate): Zustellung von Nachrichten aus Chat und Formularen an unser Team.
• Meta Platforms Ireland Ltd: wenn Sie uns über Facebook Messenger oder Instagram schreiben.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland): Abwicklung von Kartenzahlungen im Kundenbereich, sofern Sie diese nutzen.
• Uns unterstützende Dienstleister für Buchhaltung, Recht und IT sowie Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

5. Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR

Einige der genannten Anbieter (Cloudflare, Google, OpenAI, Meta) können Daten in den USA verarbeiten. Grundlage der Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (für zertifizierte Unternehmen) oder von der Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln. Telegram verarbeitet Daten in den Vereinigten Arabischen Emiraten, für die kein Angemessenheitsbeschluss besteht. Wir übermitteln Daten dorthin nur, soweit dies zur Bearbeitung der von Ihnen gesendeten Anfrage erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Kopie der angewandten Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO); die Anleitung finden Sie unter Anleitung zur Datenlöschung;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch: Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen, und der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 DSGVO);
• jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf ihr beruht;
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

8. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein: HTTPS-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Trennung von Umgebungen, Backups und Monitoring. Zugriff auf Daten haben nur Personen, die ihn für ihre Arbeit benötigen.

9. Cookies und Browserspeicher

Der öffentliche Teil der Website verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Einzelheiten finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die Art der Datenverarbeitung ändert. Die aktuelle Fassung mit dem Datum ihres Inkrafttretens ist stets auf dieser Seite verfügbar.