Як захистити свою електронну пошту від фішингу: практичні поради

Фішинговий лист рідко схожий на «ви виграли мільйон». Частіше це рахунок від начебто знайомого постачальника, повідомлення про посилку чи лист від бухгалтера з архівом «акт звірки». Його відкривають, бо він виглядає як звичайна робота.

Нижче типові приклади, проста перевірка, яку може зробити будь-який працівник, і налаштування, які знімають більшість ризиків.

Які листи отримує малий бізнес

• «Нова Пошта: посилку не доставлено, оплатіть 39 ₴ за повторну доставку» з посиланням на схожий сайт;
• «Ваш рахунок у банку заблоковано, підтвердіть дані» з логотипом ПриватБанку чи monobank;
• лист від постачальника з новими реквізитами для оплати, хоча пише не він, а хтось із подібної адреси;
• «Акт звірки» або «Рахунок» у вкладенні .zip, .html чи документ, що просить «увімкнути вміст»;
• «Ваша скринька переповнена, увійдіть, щоб не втратити листи».

Найдорожчий з них третій. Гроші йдуть на чужий рахунок, і повернути їх майже неможливо.

Як перевірити лист за хвилину

1. Подивіться на адресу відправника повністю, а не лише на ім'я. «Нова Пошта» з адреси nova-poshta-help.com це не Нова Пошта.
2. Наведіть курсор на посилання й прочитайте адресу внизу екрана. Якщо вона не збігається з сайтом компанії, не переходьте.
3. Насторожтеся, якщо лист тисне: «терміново», «протягом 24 годин», «акаунт буде видалено».
4. Не відкривайте неочікувані архіви й файли .html, навіть від знайомих.
5. Будь-яку зміну реквізитів підтверджуйте дзвінком за номером, який у вас уже був, а не з листа.

Що налаштувати в пошті й домені

Частину роботи можна передати техніці, щоб не покладатися лише на уважність людей:

• SPF, DKIM і DMARC на вашому домені. Вони не дають шахраям надсилати листи від вашого імені, а вашим листам допомагають не потрапляти в спам.
• Фільтр спаму й вірусів перед поштовими скриньками, який перевіряє посилання та вкладення.
• Двофакторний вхід у пошту. Навіть якщо пароль вкрали, без коду з телефону в скриньку не зайти.
• Окремі скриньки для рахунків і для загальних звернень, щоб бухгалтер бачив лише потрібне.
• Короткий інструктаж для команди раз на пів року з реальними прикладами листів, які приходили саме вам.

Що робити, якщо хтось уже перейшов за посиланням

Не соромити працівника, а діяти швидко:

1. Одразу змінити пароль від пошти й завершити всі активні сеанси.
2. Перевірити правила пересилання в скриньці. Зловмисники часто додають тихе пересилання листів на свою адресу.
3. Якщо вводили дані картки чи банку, зателефонувати в банк і заблокувати картку.
4. Якщо оплатили за підробленими реквізитами, негайно повідомити банк: інколи платіж ще можна зупинити.
5. Попередити колег і клієнтів, якщо з вашої скриньки могли піти листи.

Коли варто залучити фахівця

Зверніться до IT-фахівця, якщо ви не впевнені, чи налаштовані SPF, DKIM і DMARC, якщо з вашої адреси вже надсилали фішинг, якщо скринька була зламана або якщо фішингові листи приходять щодня, попри фільтр.

Ми можемо перевірити вашу пошту й домен, показати, які листи проходять фільтр, і виправити налаштування. Ціну й термін назвемо до початку роботи. Якщо хочете заодно захистити сайт, почніть із моніторингу й бекапів.