Jak chronić swoją pocztę elektroniczną przed phishingiem: praktyczne porady

Mail phishingowy rzadko wygląda jak „wygrałeś milion”. Częściej to faktura od niby znajomego dostawcy, informacja o paczce albo wiadomość od księgowej z archiwum „uzgodnienie sald”. Otwiera się go, bo wygląda jak zwykła praca.

Poniżej typowe przykłady, prosta kontrola, którą zrobi każdy pracownik, i ustawienia, które usuwają większość ryzyka.

Jakie maile dostaje mała firma

• „InPost: paczka czeka, dopłać 1,99 zł do dostawy” z linkiem do podobnej strony;
• „Dostęp do bankowości zablokowany, potwierdź dane” z logo PKO BP albo mBanku;
• mail od dostawcy z nowym numerem konta do przelewu, choć pisze nie on, tylko ktoś z podobnego adresu;
• „Faktura” albo „Uzgodnienie sald” w załączniku .zip, .html lub dokument, który prosi o „włączenie zawartości”;
• „Twoja skrzynka jest pełna, zaloguj się, żeby nie stracić wiadomości”.

Najdroższy jest trzeci. Pieniądze trafiają na obce konto i odzyskać je jest prawie niemożliwe.

Jak sprawdzić mail w minutę

1. Spójrz na pełny adres nadawcy, nie tylko na nazwę. „InPost” z adresu inpost-paczka24.com to nie InPost.
2. Najedź kursorem na link i przeczytaj adres na dole ekranu. Jeśli nie zgadza się ze stroną firmy, nie klikaj.
3. Uważaj, gdy mail naciska: „pilne”, „w ciągu 24 godzin”, „konto zostanie usunięte”.
4. Nie otwieraj niespodziewanych archiwów i plików .html, nawet od znajomych.
5. Każdą zmianę numeru konta potwierdzaj telefonem pod numer, który już znasz, a nie z maila.

Co ustawić w poczcie i domenie

Część pracy można oddać technice, żeby nie polegać tylko na uważności ludzi:

• SPF, DKIM i DMARC na Twojej domenie. Nie pozwalają oszustom wysyłać maili w Twoim imieniu, a Twoim wiadomościom pomagają nie trafiać do spamu.
• Filtr antyspamowy i antywirusowy przed skrzynkami, który sprawdza linki i załączniki.
• Logowanie dwuetapowe do poczty. Nawet jeśli hasło wycieknie, bez kodu z telefonu nikt nie wejdzie.
• Osobne skrzynki na faktury i na ogólne zapytania, żeby księgowość widziała tylko to, co potrzebne.
• Krótkie szkolenie dla zespołu raz na pół roku, na prawdziwych przykładach maili, które przyszły właśnie do Was.

Co zrobić, jeśli ktoś już kliknął

Nie zawstydzać pracownika, tylko działać szybko:

1. Od razu zmienić hasło do poczty i zakończyć wszystkie aktywne sesje.
2. Sprawdzić reguły przekierowania w skrzynce. Oszuści często dodają ciche przekierowanie maili na swój adres.
3. Jeśli podano dane karty lub logowania do banku, zadzwonić do banku i zablokować kartę.
4. Jeśli zapłacono na podrobiony numer konta, natychmiast zgłosić to w banku: czasem przelew da się jeszcze zatrzymać.
5. Uprzedzić współpracowników i klientów, jeśli z Twojej skrzynki mogły wyjść maile.

Kiedy wezwać specjalistę

Zwróć się do specjalisty IT, jeśli nie wiesz, czy SPF, DKIM i DMARC są ustawione, jeśli z Twojego adresu wysłano już phishing, jeśli skrzynka została przejęta albo jeśli maile phishingowe przychodzą codziennie mimo filtra.

Możemy sprawdzić Twoją pocztę i domenę, pokazać, które maile przechodzą przez filtr, i poprawić ustawienia. Cenę i termin podamy przed rozpoczęciem pracy. Jeśli chcesz przy okazji zabezpieczyć stronę, zacznij od monitoringu i kopii zapasowych.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy antywirus na komputerze?

Nie. Antywirus wyłapuje szkodliwe pliki, ale mail z linkiem do fałszywej strony logowania często go omija. Potrzebny jest filtr na poziomie poczty, 2FA i uważni ludzie.

Ile trwa ustawienie SPF, DKIM i DMARC?

Zwykle kilka godzin pracy plus do doby, zanim zmiany w DNS zaczną działać. Potem warto przez kilka tygodni czytać raporty DMARC.