CRM często wybiera się po liście funkcji albo z polecenia znajomych. Po trzech miesiącach okazuje się, że nie współpracuje z Allegro, aplikacja mobilna jest niewygodna, a za potrzebny moduł trzeba dopłacić. Zespół wraca do arkusza.
Da się tego uniknąć, jeśli przed wyborem odpowiesz na kilka prostych pytań.
Najpierw opisz 3–5 procesów, które CRM ma prowadzić, potem sprawdź integracje z Twoimi usługami, pełną cenę za rok dla całego zespołu i możliwość eksportu danych. Dwóch, trzech finalistów testuj przez dwa tygodnie na prawdziwych klientach i wybierz ten, z którego zespół naprawdę korzysta.
Najpierw opisz, co CRM ma robić
Nie zaczynaj od porównywania systemów. Zacznij od tego, jak u Ciebie wygląda sprzedaż:
- skąd przychodzą zapytania: strona, Allegro, Instagram, telefon;
- przez jakie etapy przechodzi transakcja lub zamówienie;
- co dzieje się po płatności: wysyłka, dokumenty, ponowny kontakt;
- kto będzie pracował w CRM i z jakich urządzeń.
Wystarczy jedna strona. Z nią od razu zobaczysz, które systemy Ci nie pasują.
Gotowy CRM czy własny
Większości małych firm wystarcza gotowy CRM: da się go uruchomić w kilka tygodni i nie trzeba płacić programiście. Własny system ma sens, gdy procesy są naprawdę nietypowe, na przykład w produkcji z własnymi etapami i wyliczeniami.
Często najlepsza opcja jest pośrodku: gotowy CRM plus kilka dodatków tam, gdzie czegoś brakuje. Tak zwykle doradzamy.
Siedem pytań przed wyborem
- Czy są integracje z tym, czego już używasz: InPost, Allegro, Przelewy24, KSeF, program do faktur?
- Ile będzie kosztował cały zespół po roku: cena za użytkownika × liczba osób × 12, plus płatne moduły.
- Czy jest aplikacja mobilna, z której wygodnie korzysta się w drodze?
- Czy da się wyeksportować wszystkich klientów i transakcje, jeśli zechcesz zmienić system?
- Gdzie są przechowywane dane i czy system spełnia wymogi RODO?
- Czy interfejs jest po polsku, żeby zespół nie musiał się przyzwyczajać?
- Kto pomoże w konfiguracji i przeniesieniu danych i ile to kosztuje?
Jakie systemy obejrzeć
Wśród popularnych w małych firmach w Polsce są polskie Livespace i Firmao oraz międzynarodowe Pipedrive i HubSpot. Żaden nie jest najlepszy dla wszystkich. Zadaj im te same siedem pytań i sprawdź, który odpowiada lepiej właśnie dla Ciebie.
Jak sprawdzić CRM w dwa tygodnie
- Zostaw dwóch, trzech finalistów.
- Do każdego przenieś 20 prawdziwych klientów i bieżące transakcje.
- Przez dwa tygodnie pracuj w nich naprawdę, a nie na danych testowych.
- Na koniec zapytaj zespół, który system by zostawił.
Zdanie zespołu jest ważniejsze niż lista funkcji: CRM, z którego nikt nie korzysta, nic nie daje.
Czego nie robić
- wybierać systemu z największą liczbą funkcji;
- kupować rocznego planu „na zapas” z modułami, które kiedyś się przydadzą;
- zaczynać od zera bez przeniesienia dotychczasowych klientów;
- wdrażać bez jednej osoby w zespole odpowiedzialnej za CRM.
Gdy system jest wybrany, zacznij od funkcji, które najszybciej oddają czas, oto które to są. Jeśli zamówienia nadal wprowadza się ręcznie, policz, ile to kosztuje. Możemy pomóc w wyborze i konfiguracji, cenę i termin podamy przed rozpoczęciem pracy.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje CRM dla małej firmy?
Wiele systemów ma darmowy plan dla kilku użytkowników. Płatne plany kosztują zwykle od kilkudziesięciu do ponad stu złotych za użytkownika miesięcznie, plus jednorazowa konfiguracja.
Czy można zacząć od Excela?
Można, na początku arkusz jest lepszy niż nic. Ale przypomnień, historii klienta i automatycznych zgłoszeń arkusz nie da, więc gdy klientów jest więcej niż kilkadziesiąt, czas przejść na CRM.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są najważniejsze funkcje, które powinien mieć CRM dla małej firmy? +
Najważniejsze funkcje CRM dla małej firmy to integracje z używanymi usługami, możliwość eksportu danych oraz łatwość w obsłudze przez zespół. Dobrze jest również, aby system miał aplikację mobilną i spełniał wymogi RODO.
Ile kosztuje wdrożenie systemu CRM? +
Koszt wdrożenia systemu CRM zależy od wybranego planu. Płatne plany kosztują zwykle od kilkudziesięciu do ponad stu złotych za użytkownika miesięcznie, a dodatkowo może być konieczna jednorazowa opłata za konfigurację.
Jak przetestować system CRM przed podjęciem decyzji? +
Aby przetestować system CRM, wybierz dwóch lub trzech finalistów i przenieś do nich 20 prawdziwych klientów oraz bieżące transakcje. Pracuj w tych systemach przez dwa tygodnie, a na koniec zapytaj zespół, który system by wybrali.
Czy mogę zacząć korzystać z CRM, jeśli aktualnie używam Excela? +
Tak, możesz zacząć od Excela, ponieważ na początku arkusz jest lepszy niż nic. Jednak gdy liczba klientów przekracza kilka dziesiątek, warto przejść na CRM, aby skorzystać z automatyzacji i lepszej organizacji danych.
