CRM часто обирають за списком функцій або за порадою знайомих. Через три місяці виявляється, що з Новою Поштою вона не дружить, мобільний застосунок незручний, а за потрібний модуль треба доплачувати. Менеджери повертаються до таблиці.
Цього можна уникнути, якщо перед вибором відповісти на кілька простих питань.
Спершу опишіть 3–5 процесів, які CRM має вести, потім перевірте інтеграції з вашими сервісами, повну ціну на рік для всієї команди й можливість вивантажити дані. Двох-трьох фіналістів протестуйте два тижні на реальних клієнтах, і обирайте ту, якою команда справді користується.
Спершу опишіть, що має робити CRM
Не починайте з порівняння систем. Почніть із того, як у вас проходить продаж:
- звідки приходять заявки: сайт, Prom, Instagram, телефон;
- які етапи проходить угода або замовлення;
- що відбувається після оплати: відправка, документи, повторний контакт;
- хто працюватиме в CRM і з яких пристроїв.
Достатньо однієї сторінки. З нею ви одразу побачите, які системи вам не підходять.
Готова CRM чи власна
Для більшості малих бізнесів підходить готова CRM: її можна запустити за кілька тижнів, і за неї не треба платити розробнику. Власна система має сенс, коли процеси справді нестандартні, наприклад на виробництві з власними етапами й розрахунками.
Часто найкращий варіант посередині: готова CRM плюс кілька доробок під те, чого в ній бракує. Так ми зазвичай і радимо робити.
Сім питань перед вибором
- Чи є інтеграції з тим, чим ви вже користуєтесь: Нова Пошта, Checkbox, monobank, Prom, Viber?
- Скільки коштуватиме вся команда через рік: ціна за користувача × кількість людей × 12, плюс платні модулі.
- Чи є мобільний застосунок, яким зручно користуватися в дорозі?
- Чи можна вивантажити всіх клієнтів і угоди, якщо захочете перейти на іншу систему?
- Де зберігаються дані і як система захищає персональні дані клієнтів?
- Чи є інтерфейс українською, щоб команді не довелося звикати?
- Хто допоможе з налаштуванням і перенесенням даних і скільки це коштує?
Які системи подивитися
Серед популярних у малого бізнесу в Україні: KeyCRM, яку часто обирають інтернет-магазини, NetHunt, що працює всередині Gmail, а також міжнародні Pipedrive і HubSpot. Жодна не найкраща для всіх. Ставте їм ті самі сім питань і дивіться, яка відповідає краще саме для вас.
Як перевірити CRM за два тижні
- Залиште двох-трьох фіналістів.
- У кожну перенесіть 20 реальних клієнтів і поточні угоди.
- Два тижні працюйте в них по-справжньому, а не на тестових даних.
- Наприкінці запитайте команду, яку систему вона залишила б.
Думка команди важливіша за список функцій: CRM, якою не користуються, не дає нічого.
Чого не варто робити
- обирати систему, в якій найбільше функцій;
- купувати «на виріст» річний тариф із модулями, які знадобляться колись;
- починати з нуля й не переносити старих клієнтів;
- впроваджувати без однієї людини, яка відповідає за CRM у команді.
Коли система вибрана, почніть із функцій, що найшвидше повертають час, ось які саме. Якщо замовлення досі вводять вручну, порахуйте, скільки це коштує. Можемо допомогти з вибором і налаштуванням, ціну й термін назвемо до початку роботи.
Часті питання
Скільки коштує CRM для малого бізнесу? +
У багатьох систем є безкоштовний тариф для кількох користувачів. Платні тарифи зазвичай коштують від кількох до кількох десятків євро за користувача на місяць, плюс разове налаштування.
Чи можна почати з Excel? +
Можна, на перших кроках таблиця краща, ніж нічого. Але нагадування, історію клієнта й автоматичні заявки таблиця не дасть, тож коли клієнтів більше кількох десятків, час переходити.
