Większość systemów CRM ma dziesiątki funkcji, ale zespół codziennie potrzebuje pięciu, sześciu. Reszta głównie przeszkadza: pola, których nikt nie wypełnia, i raporty, których nikt nie otwiera.
Poniżej funkcje, które w małej firmie naprawdę oddają czas, z przybliżonym wyliczeniem, ile dokładnie.
Najwięcej czasu oszczędzają karta klienta z pełną historią, przypomnienia o telefonach, etapy sprzedaży i zgłoszenia, które same trafiają do CRM ze strony i komunikatorów. Zacznij od tych trzech, czterech funkcji, resztę dodawaj, gdy zespół się przyzwyczai.
Karta klienta z pełną historią
Dzwoni klient, a żeby przypomnieć sobie, na co się umówiliście, trzeba przejrzeć Messengera, maile i arkusz. To 2–3 minuty. Jeśli zdarza się to 30 razy dziennie, wychodzi godzina, półtorej.
W CRM telefony, maile, zamówienia i notatki są w jednej karcie. Pracownik widzi wszystko w kilka sekund, a gdy ktoś jest na urlopie, kolega kontynuuje rozmowę bez „sprawdzę i oddzwonię”.
Zadania i przypomnienia
„Oddzwonić w czwartek”, „wysłać ofertę po spotkaniu”, „przypomnieć o płatności”. Gdy takie ustalenia żyją w głowie albo na karteczkach, część z nich ginie. Zwłaszcza gdy pracownik ma czterdziestu aktywnych klientów.
CRM przypomina sam i pokazuje zaległości. Właściciel widzi, kto do kogo nie oddzwonił, bez pytania na zebraniu.
Etapy sprzedaży
Każda transakcja przechodzi kilka kroków: nowe zgłoszenie, rozmowa, oferta, płatność. Gdy te etapy widać na jednym ekranie, od razu wiadomo, gdzie sprzedaż się zatrzymuje. Jeśli na przykład wiele ofert wisi bez odpowiedzi, problem jest w cenie albo w tym, że po ofercie nikt nie dzwoni.
Zgłoszenia trafiają do CRM same
Formularz na stronie, czatbot, wiadomość na Messengerze czy telefon przez centralę VoIP od razu tworzą nową szansę sprzedaży z kontaktem. Nikt nie przepisuje zgłoszeń z maila, a to, które przyszło o 23:00, nie ginie do rana. Jak bot na stronie zbiera takie zgłoszenia, opisaliśmy w tekście o czatbocie, który odpowiada 24/7.
Szablony dokumentów
Oferta, faktura proforma i umowa wypełniają się danymi z transakcji: nazwa klienta, produkty, ceny, dane firmy. To, co ręcznie zajmuje 10–15 minut, w CRM zajmuje minutę, a w dokumencie nie ma starej ceny z zeszłego miesiąca.
Integracje z tym, czego już używasz
CRM oszczędza najwięcej, gdy nie żyje osobno:
- etykieta InPost tworzy się z karty zamówienia;
- płatność przez Przelewy24 lub BLIK sama zmienia status transakcji;
- faktura po płatności trafia do KSeF;
- klient dostaje powiadomienia SMS-em lub mailem.
Czego na początek lepiej nie włączać
- czterdziestu pól w karcie klienta, bo nikt ich nie będzie wypełniał;
- złożonych raportów, dopóki nie ma choćby dwóch miesięcy danych;
- automatycznych wysyłek, dopóki baza nie jest uporządkowana.
Od czego zacząć
Zacznij od trzech rzeczy: karta klienta, zadania z przypomnieniami i automatyczne zgłoszenia ze strony. Po miesiącu, gdy zespół się przyzwyczai, dodaj etapy sprzedaży i szablony.
Jeśli CRM nie jest jeszcze wybrany, tu jest na co patrzeć w małej firmie. A gdy baza klientów się zapełni, zacznie zarabiać na sprzedaży powtórnej. Możemy ustawić CRM pod Twoje procesy, cenę i termin podamy przed rozpoczęciem pracy.
Najczęstsze pytania
Ile trwa wdrożenie CRM?
Dla niewielkiego zespołu z podstawowymi funkcjami zwykle 2–4 tygodnie: konfiguracja, przeniesienie klientów, podłączenie strony i szkolenie.
Jak sprawić, żeby zespół naprawdę korzystał z CRM?
Minimum obowiązkowych pól, aplikacja mobilna i jedna zasada: czego nie ma w CRM, tego nie było. I żeby właściciel sam patrzył na liczby w CRM, zamiast prosić o arkusz.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie funkcje CRM są najważniejsze dla małych firm? +
Najważniejsze funkcje CRM dla małych firm to karta klienta z pełną historią, zadania i przypomnienia oraz automatyczne zgłoszenia ze strony. Te trzy funkcje pozwalają zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność zespołu.
Ile czasu można zaoszczędzić dzięki używaniu CRM? +
Dzięki CRM można zaoszczędzić nawet do półtorej godziny dziennie, eliminując potrzebę przeszukiwania różnych źródeł informacji o kliencie. To znacząca oszczędność czasu, zwłaszcza przy dużej liczbie interakcji z klientami.
Jak długo trwa wdrożenie systemu CRM w małej firmie? +
Wdrożenie systemu CRM w niewielkim zespole z podstawowymi funkcjami trwa zwykle od 2 do 4 tygodni. Obejmuje to konfigurację, przeniesienie danych klientów, podłączenie strony oraz szkolenie pracowników.
Od czego najlepiej zacząć przy wdrażaniu CRM? +
Najlepiej zacząć od trzech kluczowych funkcji: karty klienta, zadań z przypomnieniami oraz automatycznych zgłoszeń ze strony. Po miesiącu można dodać etapy sprzedaży i szablony dokumentów, gdy zespół się przyzwyczai.
